Les dossiers
Les dossiers affichent tous les documents classés.
La barre d'outils
Le bouton "Filtrer" affiche un menu pour filtrer les documents. Par exemple : Afficher les documents de l'année 2019. Vous pouvez cumuler plusieurs filtres.
Le bouton "Partager" affiche un menu avec plusieurs options :
• Imprimer le(s) document(s) sélectionné(s)
• Exporter le(s) document(s) sélectionné(s) à l'emplacement de votre choix.
• Envoyer par mail le(s) document(s) sélectionné(s). Si vous envoyez plus d'un document par mail, Storage fait alors une pièce jointe compressée.
Vous pouvez également sécuriser la pièce jointe à l'aide d'un mot de passe.
• Ajouter le(s) document(s) sélectionné(s) en Comptabilité, dans Achat, Vente, Banque ou depuis le dossier.
• Exporter au format Word (format texte uniquement).
• Envoyer par mail au format Word (format texte uniquement).
• Exporter au format texte (format liste uniquement).
• Envoyer par mail au format texte (format liste uniquement).
• Enregistrer comme modèle.
• Créer un lien de partage
Le bouton "Fusionner" fusionne deux ou plusieurs documents. Les textes ne peuvent être fusionnés.
Le bouton "Supprimer" déplace dans la Corbeille de la barre latérale le(s) document(s) sélectionné(s). Si vous êtes sur "Rappel" ou "Echéancier" depuis la barre latérale, Storage demandera si vous souhaitez supprimer le document, ou uniquement le rappel/échéance.
Le bouton "Tags" applique un tag de couleur ou une épingle au(x) document(s) sélectionné(s).
Le bouton "Déplacer" vous permet de déplacer ou de copier le(s) document(s) sélectionné(s) vers un autre dossier ou un nouveau dossier. Vous pouvez également le faire en faisant un glissé/déposé, les documents seront déplacés vers le dossier. Si vous maintenez la touche "option", les documents seront copiés dans le dossier.
Le bouton "Ajouter document" affiche un menu avec plusieurs options :
• Importer des documents depuis le Finder. Ils seront classés dans le dossier sélectionné depuis la barre latérale de Storage.
Les formats d'imports autorisés sont : pdf, jpg, png et docx.
• Importer des documents (Photo, scan ou esquisse) depuis un iPhone ou un iPad : Cela transforme votre iPhone/iPad en appareil photo, et Storage classe automatiquement le document dans le dossier sélectionné. Vous devez être en Wifi sur le Mac et sur l’iPhone/iPad et connecté au même compte iCloud.
• Créer un texte vierge.
• Créer un texte avec le contenu du presse-papiers.
• Créer un texte depuis un modèle.
Le texte s'enregistre automatiquement. Aucune action n'est nécessaire.
• Créer une liste.
Les actions
Pour modifier le document, cliquez sur le bouton "Options" et sur "Modifier le document...".
Pour rechercher un document, tapez dans la zone "Rechercher" le nom, ou un mot contenu dans ce dernier.
Vous pouvez également rechercher une date de document, de rappel ou d'échéance. Si vous souhaitez les documents d'une date précise, tapez "07/06/2022" dans la zone de recherche. Pour rechercher les documents supérieur ou égal à une date, tapez ">07/06/2022" ou "<07/06/2022 pour inférieur ou égal.
Enfin vous pouvez rechercher un tag. Si par exemple le tag bleu est nommé "Important", vous pouvez saisir "important" dans la recherche pour les retrouver.
Pour renommer un dossier, faites un clic droit sur le dossier dans la barre latérale et cliquez sur "Renommer le dossier...".
Pour supprimer un dossier, faites un clic droit sur le dossier dans la barre latérale et cliquez sur "Supprimer le dossier...".
Pour mettre un commentaire sur un dossier, faites un clic droit sur le dossier dans la barre latérale et cliquez sur "Informations...".
Depuis la liste, vous pouvez glisser des documents sur le bureau par exemple.
Pour trier la liste des documents, faites un clic droit sur le dossier dans la barre latérale et cliquez sur "Trier par".
A savoir
Les lettres AC, BQ, VE et DO indiquent que le document est en Comptabilité.
Le mot RAPPEL indique qu'un rappel est en retard.
Le mot ECH. indique qu'une échéance est en retard.
Les liens
Vous pouvez créer des liens entre vos documents. Par exemple, vous souhaitez lier un devis et une facture. Dans ce cas, si vous visualisez la facture, un clic suffit pour visualiser le devis lié.
Pour créer un lien, sélectionnez les documents, faites un clic droit et cliquez sur "Ajouter un lien".
Storage vous indique alors que le lien est actif, et vous précise le nombre de documents liés :
Pour visualiser les documents liés, cliquez sur le lien bleu.
Pour supprimer un lien, faites un clic droit et cliquez sur "Supprimer le lien". Vous devez le faire sur tous les documents concernés.
Note : Si vous créez un nouveau lien, cela remplacera l'ancien.
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